¿Es legal fichar con Excel según el Real Decreto-ley 8/2019?

Muchas empresas creen que registrar la jornada laboral con Excel es válido legalmente. Sin embargo, la Inspección de Trabajo ha aclarado en múltiples criterios técnicos que NO es suficiente para cumplir el RD 8/2019.

❌ Excel NO cumple la normativa por 5 motivos

Se puede modificar sin dejar rastro
No genera auditoría de cambios
No garantiza integridad de datos
No almacena datos durante 4 años de forma segura
No identifica inequívocamente al trabajador

Criterio oficial de Inspección

La normativa exige un sistema:

fiable
invariable
no manipulable
con trazabilidad antifraude

Excel incumple los 4 puntos.

Comparativa legal

Requisito legal	Excel	Clock-In
Auditoría de cambios	❌ No	✅ Sí
Integridad con hashes	❌ No	✅ Sí (SHA-256)
Identificación trabajador	❌ No fiable	✅ PIN/DNI único
Retención 4 años	❌ Riesgo pérdida	✅ Almacenamiento seguro
Disponibilidad inmediata	❌ Lento	✅ Exportación PDF/CSV
Foto antifraude	❌ No	✅ Sí
Geolocalización	❌ No	✅ GPS preciso

Riesgo de sanción

La Inspección puede imponer multas de hasta 6.250 € por:

datos manipulables
falta de trazabilidad
ausencia de auditoría
no conservar 4 años

👎 Registros en papel o Excel = riesgo alto

Considerados sistemas no fiables y alterables. No proporcionan seguridad jurídica.

¿Qué pide realmente la Inspección?

sello de tiempo
identidad inequívoca
integridad demostrable
auditoría inmune a manipulación
retención mínima

¿Qué solución sí cumple?

Clock-In de Sunbit cumple todos los requisitos:

hashes SHA-256 por fichaje
auditoría completa
portal trabajador
exportación en segundos
geolocalización obligatoria
foto antifraude
retención 4 años

✅ Recomendación oficial

Utilizar un sistema digital no manipulable diseñado para RD 8/2019.

Conclusión

Excel NO es legalmente válido como sistema de registro de jornada. Clock-In es la alternativa profesional, homologada y preparada para inspección.