¿Es legal registrar la jornada con hoja de firmas o papel?

Muchas empresas siguen utilizando un registro manual en papel para fichar entradas y salidas. Sin embargo, la Inspección de Trabajo ha aclarado que este método NO cumple el Real Decreto-ley 8/2019 por ser fácilmente alterable y no garantizar trazabilidad.

❌ Problemas legales del registro en papel

Puede alterarse sin dejar rastro
No genera auditoría de modificaciones
No demuestra identidad real del trabajador
No conserva metadatos ni ubicación
No acredita pausas ni descansos
Permite firmar por terceros

¿Existen sanciones por usar hoja de firmas?

Sí. La Inspección de Trabajo considera estos sistemas como no fiables e insuficientes. Las multas pueden alcanzar los 6.250 € por centro de trabajo.

Requisitos que el papel NO cumple

auditoría inviolable
identificación inequívoca
integridad criptográfica
exportación inmediata
retención garantizada 4 años
registro de pausas
prueba antifraude

Comparativa legal

Requisito RD 8/2019	Papel / Hoja de firmas	Clock-In
Integridad de datos	❌ No	✅ Hashes SHA-256
Trazabilidad de cambios	❌ No	✅ Auditoría completa
Identidad inequívoca	❌ Firma delegable	✅ PIN/DNI único
Geolocalización	❌ No	✅ GPS obligatorio
Fotografía antifraude	❌ No	✅ Sí
Exportación para inspección	❌ Lento	✅ PDF/CSV instantáneo
Retención 4 años	❌ Riesgo pérdida	✅ Conservación automática

📄 ¿Por qué la Inspección rechaza el papel?

puede reescribirse
no demuestra autenticidad
no acredita la ubicación del trabajador
no detecta falsificaciones
no registra pausas obligatorias

👎 “Firmo por mi compañero”

Error común y sancionable: el papel permite suplantación sin evidencia digital.

Teletrabajo y firmas manuales

En teletrabajo, la hoja de firmas es inviable. La normativa exige trazabilidad incluso en remoto.

¿Qué pide realmente la Inspección?

metadatos inmutables
marca de tiempo fiable
auditoría antifraude
prueba de identidad real
conservación legal

✅ Solución recomendada

Clock-In de Sunbit es una alternativa homologada:

foto obligatoria
geolocalización GPS
hashes SHA-256
auditoría inalterable
portal empleado 24/7
exportación para inspección

Conclusión

La hoja de firmas NO es válida según RD 8/2019. Carece de trazabilidad, identidad verificable y auditoría. Clock-In garantiza cumplimiento real, antifraude y evidencia para inspecciones.